El Sistema de Información Contable

En toda empresa u organización es indispensable un sistema que ejecute las aplicaciones contables de la misma, ya que debe existir un control que represente una información oportuna, detallada y precisa de las actividades de la empresa.Esta se caracteriza por ciertos datos que son transformados en símbolos, números o letras a fin de aumentar su utilidad, definiéndose como procesamiento de datos.

La transformación de estos datos viene dado por ciertos documentos o elementos que participan en este flujo de información tales como: (facturas, ordenes, u otros registros); los cuales son cargados en un sistema o base de datos para que esto de manera resumida y detallada sean presentados al  gerente y pueda ver la liquidez o capacidad de financiamiento de la empresa y su desenvolvimiento  tanto en su entorno interno como externo; para tomar así decisiones correctas de la organización en cuanto a su desarrollo económico.

Es importante reconocer el flujo de información hacia el entorno. Por ello el Sistema de Información Contable es una técnica que realiza actividades de procesamiento, reuniendo los datos que describen las operaciones de la empresa, los transforma en información y los pone a disposición de usuarios internos o externos de la compañía. Por ello este sistema debe satisfacer las necesidades de información de todos los elementos del entorno de la empresa a excepción de sus competidores.

La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías:

ü  La contabilidad financiera o externa.

ü  La contabilidad de costos o contabilidad interna.

La Contabilidad Financiera: muestra la información que se facilita al público en general; es de mucho interés para los directivos, administradores, acreedores y los proveedores de la empresa. Permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y rentabilidad de la misma.

La Contabilidad de Costos: estudia las relaciones costos, beneficios, volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad y a su vez permite la planificación, el control de producción y la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política de capital. Esta información no suele difundirse al público en general. 

Los elementos de entrada, transformación y salida del sistema físico están en la parte inferior y los datos que se reciben de todo el sistema físico y del entorno se introducen en la base de datos y este software de procesamiento de datos transforma los mismos en información para la gerencia de la compañía  y para los individuos y organizaciones del entorno de la compañía.

Todos estos datos para ser procesados deben realizar (4) tareas básicas:

1. Recolección de datos: Cuando una empresa proporciona productos y servicios a su entorno, cada acción se describe con un registro de datos. Si en la acción intervienen elementos del entorno recibe el nombre de transacción y de ahí el nombre procesamiento de transacciones. El sistema de procesamiento de datos reúne los datos que describen cada una de las acciones internas de la empresa y sus transacciones con el entorno.

2. Manipulación de datos: consiste en la transformación de datos en información, incluye las siguientes operaciones:

 Clasificación: Ciertos elementos del registro de datos funcionan como códigos. Un código es uno o más caracteres que sirven para identificar y agrupar registros. Por ejemplo un registro de nómina incluyen el empleado (clasificación de empleado) y el departamento (clasificación del departamento).

Ordenamiento: Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base a los códigos u otros elementos de datos. Por ejemplo los archivos de nóminas se ordenan de manera tal que todos los registros de cada empleado estén juntos.

Cálculo: Se realizan operaciones aritméticas y lógicas con los datos de manera de producir información adicional. En un sistema de nómina por ejemplo el salario por horas se multiplica por el número de horas trabajadas para producir el ingreso bruto de cada trabajador.

Resumen: Cuando hay muchos datos se hace necesario sintetizarlos en totales, subtotales, promedios, porcentajes y otros.

3. Almacenamiento de datos: La cantidad de transacciones pueden variar en una pequeña empresa a una gran empresa desde cientos hasta miles diarias. Cada transacción se describe con varios elementos de datos, que deben guardarse para estar disponibles cuando se necesiten. Los datos se guardan en medios de almacenamientos secundarios (tales como CD-ROM, CD, DVD, memorias USB) y los archivos se integran lógicamente para formar una base de datos. Por regla general, la mayoría de los datos de la base de datos son contables.

4. Preparación de Documentos: El SIC produce salidas para usuarios internos y externos de la empresa. Las salidas se originan de dos maneras:

ü  Por una acción: Se producen salidas cuando algo sucede, por ejemplo la factura que se origina cada vez que se surte un pedido a un cliente.

ü  Por un plan: Se producen salidas en una fecha determinada, por ejemplo el cheque de pago de los sueldos los días 15 y último de cada mes.

Características del Sistema de Información Contable

ü  Realizar tareas necesarias: están son exigidas por las leyes y organismos de fiscalización del estado, que obligan a las empresas a llevar un registro de sus actividades. Además es necesario para que la gerencia mantenga y establezca un control.

ü  Sigue procedimientos relativamente estandarizados: los datos se procesan en base a los reglamentos y métodos establecidos internamente en la empresa.

ü  Maneja datos detallados: los datos sirven para crear rastros de auditoria; es decir los registros de procedimientos de principio a fin o desde el fin al principio y ser comparados con otros periodos de tiempo.

ü  Tiene un enfoque primordialmente histórico: los datos recabados describen lo sucedido en el pasado. Este caso se presenta cuando se procesan datos por lotes.

ü  Proporcionan poca información para la resolución de problemas: en este caso los estados financieros que son informes de estándares de contabilidad, que pueden indicar la existencia de un problema, pero no su solución.

Objetivos de un Sistema de Información Contable

ü  Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

ü  Tomar decisiones en materia de inversión y crédito.

ü  Evaluar la gestión de de los administradores del ente económico.

ü  Predecir flujos de efectivo.

ü  Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

ü  Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

Por ello en el siguiente cuadro podemos ver como este sistema se relaciona con el entorno y  generalmente con los distintos elementos que lo conforman.

Generalidades del sistema

  Dentro de las principales características o generalidades del sistema de información contable el cual para estos efectos llamaremos Sistema de distribución tenemos los elementos que lo conforman así como su relación y funcionamiento entre ellos. Los elementos del entorno del Sistema de Información Contable los cuales se apreciaran en el esquema que se le muestra a continuación son (Clientes, Proveedores, Gerencia y  Bodega de materiales); Llámese esta ultima también Almacén o inventario.
  El sistema de distribución a través de sus clientes recibe pedidos los cuales se denominan Ordenes de Ventas las cuales son clasificadas por este sistema dependiendo de la existencia del producto. En caso de encontrarse aun en existencia el producto esta acción nos relacionaría una factura la cual mas adelante se convertirá en una Cuenta por Cobrar a nuestro favor. Continuando con el ejemplo en caso contrario a que no existiese el producto para su venta ello a través de un flujo de datos transmitirá a la gerencia esta información la cual según su interpretación determinada se encargara de los estados e informes propios de la contabilidad del sistema para la administración de sus recursos físicos y financieros (Balance General, Informes de Presupuesto, Estados de ingresos.) Entre otros informes.

 En caso de no existir el producto para su distribución ello mediante un flujo de datos emitirá los estados de existencias para que sea re abastecida la bodega de materiales a medida que se agoten parte o la totalidad de los productos. La relación entre el Sistema de Distribución y sus Proveedores es muy parecida a la relación entre los Clientes la diferencia entre una y la otra es que en este caso el cliente seria el sistema de distribución para sus proveedores

Principales Sub-Sistemas del Sistema de Distribución.

  Dentro de los principales sub-sistemas del sistema de distribución tenemos: Sistemas que Surten Pedidos de Clientes, Sistemas que Ordenan Existencias de Reabastecimiento y Sistemas que efectúan procesos de Contabilidad General.

El primero de los mencionados como su nombre lo explica, no es mas que un sistema que se encarga de la captura de pedidos para la distribución así como para llevar el control del inventario, las facturación que esto genera así como las cuentas por cobrar que esta relación trae al sistema de distribución. El segundo de los mencionados se encarga de mantener contacto con los proveedores a través de ordenes de compras emitidas por el sistema de distribución para el reabastacimiento de los productos del sistema a medida que en este se agoten los productos y en esencia es muy parecido al sistema que surten pedidos  de clientes la diferencia mas clara se observa al analizar que en este caso el sistema seria el cliente de su proveedor. Para finalizar el ultimo de los mencionados es uno de los sistemas mas importantes ya que es aquel que maneja la administración de los recursos físicos y financieros de la misma a través de los mencionados anteriormente  “Principios Básicos de la Contabilidad”  que reflejan los estados de ganacias y perdidas del sistema así como el control del mismo.

Ordenar existencia de reabastecimiento

Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar las existencias de reabastecimiento son compras, recepción, y cuentas por pagar.

2.1Compras

El departamento de compras consiste en varios compradores que se encargan de seleccionar los proveedores que suministran las existencias de reabastecimiento, y de negociar cosas como precios y fechas de entrega.

El sistema de compras tiene como disparador el sistema de inventarios en el paso 1.2.2 cuando se llega al punto de reordenar. Se añade un registro de flujo que funciona como entrada del sistema de compras.

 2.1.1 Seleccionar proveedores

El comprador decide cuales proveedores deberán considerarse para suministrar las existencias de reabastecimiento, empleando datos del archivo de proveedores y posiblemente otras fuentes.

El archivo de proveedores mantiene datos que describen las transacciones previas con la compañía en términos de calidad de los materiales, precios y capacidad para cumplir con las fechas de entrega prometidas.

2.1.2 Obtener compromisos verbales

Cuando el comprador determina cuales proveedores son los mejores prospectos, se pone en contacto con ellos por teléfono o quizás empleado de una red de comunicación de datos con objeto de llegar a un acuerdo.

2.1.3 Preparar órdenes de compras

El comprador usa entonces su Terminal para iniciar la preparación de una orden de compra.

Otra salida son los registros de orden de compras que se agregan al archivo al de órdenes de compras pendientes. Este archivo permite tener cierto control sobre las órdenes de compras que se pierden en el correo o los embarques que no cumplen con lo prometido. Si este archivo se guarda en un medio magnético, la computadora puede examinar cada registro a diario y avisar a los compradores apropiados si hay órdenes de compras pendientes: ordenes de compra que deberían de haberse surtido pero que no se surtieron. Los compradores pueden comunicarse con los proveedores para determinar las razones por las que no se surtieron los pedidos, esto es un ejemplo de administración por excepción.

 Las otras dos salidas del paso 2.1.3 son notificaciones a otros sistemas de que se hizo una compra. El flujo de datos de órdenes de compra avisa al sistema al sistema receptor que deberá llegar un embarque. También el flujo de datos obligaciones incurridas notifica al sistema de cuentas por pagar que debe esperar una factura de ese proveedor. En breve veremos como se usan estas dos notificaciones.

2.1.4 Cerrar órdenes de compra

Es necesario eliminar registros del archivo de órdenes de compra pendiente cuando se surtan los pedidos. Esta señal proviene del sistema de recepción en forma del flujo de datos los registros de orden de compra se archivan en un archivo histórico de orden de compra.

De todos los subsistemas del sistema de distribución, compras es el que ha sido más difícil de computarizar.

La principal razón es el hecho de que el elemento humano es muy importante. Todas las actividades giran alrededor de las negociaciones del comprador o los acreedores. Esta situación parece estar cambiando tecnologías de comunicación innovadoras como ISDN, EDI y videotex se están aplicando al área de compras para mejorar el flujo de información entre la compañía y sus proveedores. Además se están programando sistemas basados en conocimientos para tomar una parte de las decisiones del comprador.

2.2 Recepción

El sistema de recepción tiene la obligación de actualizar el sistema conceptual de la compañía de modo que refleje la recepción de las existencias de reabastecimiento de los proveedores.

2.2.1 Procesar recepciones

Usted recordara que el sistema de compras avisaba al sistema de recepciones que habría una recepción futura con el flujo de datos de órdenes de compra emitidas. Se ve en la figura que esos registros se mantienen en el archivo de artículos comprados hasta que se dispara el proceso de recepción.

El disparador llega cuando un camión entrega los embarques en la plataforma de recepción el personal de recepción abre las cajas e inspecciona visualmente el contenido para detectar roturas o contar los artículos y retirar la boleta del empaque que a menudo es una copia de la factura del proveedor, que viene dentro de la caja como registro del contenido.

2.2.2 Notificar a otro sistema

La información de recepción consiste en todos los elementos de datos que otros sistemas usaran. Un flujo de datos artículos recibidos se envía al sistema de inventarios para informar los números de artículos y las cantidades que se usaran para actualizar el archivo de inventario. Un flujo de datos de órdenes de compra surtidas se envía al sistema de compras, que lo usara para cerrar las órdenes de compra pendiente.

Los sistemas orientados a las comunicaciones transmiten los tres avisos de recepción con poco o ningún retraso. En los sistemas manuales pueden pasar días antes de que todas las notificaciones lleguen a su destino.

2.3 Cuentas por pagar

El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los proveedores por las compras. Antes de efectuarse el pago la compañía querrá asegurarse de que en verdad debe ese dinero. Esta certidumbre se establece cuando existen tres condiciones:

Hay pruebas de que las existencias se ordenaron. Esta prueba es un registro en el archivo de cuentas por pagar.

Hay pruebas de que las existencias se recibieron. Esta prueba la proporciona el archivo de compras recibidas que contiene la notificación de recepción.

Se recibió una factura del proveedor, lo cual se refleja en el archivo de factura y estados.

2.3.1 Preparar registros de cuentas por pagar del proveedor

Se añaden registros al archivo de cuentas por pagar cuando se recibe el flujo de datos u obligaciones incurridas del sistema de compras. Podría pasar un tiempo considerable antes de que se reciba la mercancía.

2.3.2 Efectuar pago a proveedores

Las facturas de proveedores se introducen en el archivo de facturas y estados donde se conservan hasta que se efectúa su pago. Se efectúan cuando se satisfacen las tres condiciones anteriores.

2.3.3 Eliminar cuentas por pagar pagadas

Cuando se efectúa un pago a un proveedor, el registro correspondiente se elimina del archivo de cuentas por pagar y se añade al archivo de cuentas por pagar pagadas.

2.3.4 Proporcionar datos del libro mayor

El sistema de cuentas por pagar alimenta datos al sistema de contabilidad numeral las cuentas por pagar aparecen como un pasivo en el balance general.

Aplicación del enfoque de sistemas

Es cuando usted sique el enfoque de sistemas para resolver uno de los problemas de la compañía y lleva a la conclusión de que la causa fundamentalmente radica en el procesador de información, usted procede a trabajar en la definición para identificar donde esta exactamente el problema.

Los sistemas abiertos presentan intercambio con el ambiente, a través de entradas y salidas. Intercambian energía y materia con el ambiente. Son adaptativos para sobrevivir. Su estructura es óptima cuando el conjunto de elementos del sistema se organiza, aproximándose a una operación adaptativa. La adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-organización.

La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones prácticas, pero sí producir teorías y formulaciones conceptuales que pueden crear condiciones de aplicación en la realidad empírica, es por eso que en el presente trabajo se conoce un poco sobre los procesos que intervienen en dicho Sistema ( Entradas, Procesos y Salidas), considerándose estos como sistemas abiertos. 

El papel de los sistemas de información contable en la resolución  de problemas

Puesto que el procesamiento de datos se caracteriza por grandes volúmenes de datos, más que de información es fácil pensar que el AIS casi no contribuye a la resolución de problemas. esto es engañoso por dos razones: primera, el AIS produce algo de información en forma de informes estándar de contabilidad. Estos informes son especialmente valiosos en el área financiera de la compañía y en los niveles gerenciales más altos.

Segunda y más importante que el AIS proporciona la rica base de datos que se utiliza para resolver problemas. Esta base de datos suministra una buena parte de las entradas de otros subsistemas del CBIS: sobre todo para los MIS y DSS en menor grado para los sistemas basados en conocimiento.

El proceso de datos constituye los cimientos sobre los que se construyen otros sistemas de resolución de problemas. El primer paso para proporcionar al gerente el apoyo de cómputo que necesita para resolver problemas es implementar un AIS sólido.

Un poco mas sobre el MIS